Un voyage d’affaires bien préparé profite tant aux collaborateurs qu’à leur entreprise. Réservation de la date, des déplacements professionnels, de l’hébergement, etc. : de nombreuses tâches doivent être accomplies avant le départ. Ainsi, une fois sur place, le collaborateur peut se concentrer sur sa tâche et le voyage peut se dérouler sans problème. La préparation de ce déplacement professionnel s’est principalement concentrée sur trois enjeux : assurer le bien-être des collaborateurs, maîtriser les coûts et assurer la productivité du déplacement professionnel. Bref, voici les bonnes pratiques pour organiser un voyage d’affaires.
Mettre en place un cadre pour les déplacements professionnels
Avant tout voyage, les objectifs envisagés doivent être clairement précisés. Néanmoins, afin de bien préparer un voyage, certains points sont incontournables à vérifier, comme :
- Déterminer les objectifs à atteindre et les raisons du voyage,
- connaître la destination du voyage, le prix du carburant
- Choisir le mode de déplacement, le transport jusqu’au lieu de déplacement,
- Recherche d’un séjour professionnel pendant l’hébergement,
- préparer à l’avance l’itinéraire sur place : les personnes à rencontrer, les tâches à réaliser et les lieux où se rendre pour effectuer les tâches, et lister encore le matériel et les documents nécessaires pour le voyage d’affaires, comme les contrats, les ordinateurs, les voitures, etc.
Confier le voyage à une agence spécialisée
Les voyages d’affaires constituent une étape importante pour toute entreprise souhaitant se développer et développer ses activités à l’étranger. Afin de mener à bien un tel projet, les dates et horaires du voyage doivent être fixés précisément pour qu’ils s’intègrent dans les plannings des professionnels impliqués. Tout d’abord, pour trouver la meilleure solution pour les voyages d’affaires, considérez les itinéraires mondiaux proposés par des sociétés spécialisées dans les sociétés de gestion de voyages.
Ces agences peuvent vous aider notamment à obtenir des tarifs négociés pour les transports et les hôtels, grâce à des accords signés avec différents prestataires ou compagnies aériennes lowcost ou classiques comme Air France. De plus, ils gèrent les factures liées au budget alloué à votre entreprise pour chaque tâche professionnelle. Ils se chargent également du suivi et de la gestion globale des déplacements professionnels de vos collaborateurs (billets aller-retour non utilisés, frais supplémentaires…). Ensuite, si vous choisissez une organisation personnelle, analysez attentivement les différents prix proposés par les hôteliers et les compagnies aériennes, car certains programmes promotionnels peuvent affecter de manière significative le coût total des voyages d’affaires.
Organiser votre absence
Les outils de communication à distance permettent aux collaborateurs de rester connectés avec leurs équipes lors de leurs déplacements. Il existe cependant deux limitations qui peuvent perturber le travail pendant son absence :
- Le temps consacré aux déplacements professionnels doit être optimisé. En conséquence, l’employé travaille à un rythme serré et dispose de moins de temps pour communiquer avec l’équipe.
- En fonction de la destination du voyage d’affaires, la communication peut être affectée par le décalage horaire.
Des bonnes pratiques sont donc nécessaires pour limiter l’impact de leur absence :
- Déléguez des tâches avant de partir. Lorsqu’un collaborateur absent n’est pas joignable, son équipe sait quoi faire et comment attribuer les rôles.
- Planifiez des conférences téléphoniques régulières ou des mises à jour par courrier électronique.
- Pensez à mettre en place une messagerie automatisée en cas d’absence du bureau et éventuellement à rediriger les correspondants vers des collègues
Choisissez le bon logement
Où loger lors d’un voyage d’affaires est une question fondamentale à laquelle il faut répondre avec attention. Dans ce cas, certaines entreprises privilégient les chaînes hôtelières, d’autres bénéficient de réductions dues à leur fidélité ou à des partenariats commerciaux spécifiques. En plus de prix avantageux, il est judicieux de réfléchir attentivement au temps de trajet entre les différents points de rendez-vous et de vous rencontrer le plus près possible les uns des autres.
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